Ausgangslage
Die konavent ag führt Kunden in zwei Systemen. In bexio liegen Offerten, Aufträge und Rechnungen. In Foxtag liegt die Verwaltung der Anlagen.
Ein neuer Kunde muss in beiden Systemen stehen. Das Ziel war einfach: Das Team erfasst einen Kunden nur noch einmal, in bexio.
Lösung
Ein Dienst im internen Hub gleicht die Kunden ab. Die Regeln sind klar:
- Die Richtung ist fest: von bexio nach Foxtag. Nichts geht zurück.
- Es zählen nur Firmenkontakte.
- Der Dienst läuft stündlich.
- Er vergleicht Name und Adresse. Nur Kontakte mit einer echten Änderung bekommen ein Update. Alle anderen bleiben unberührt.
- Neue und geänderte Kontakte gehen in Paketen zu 100 an Foxtag.
Schlägt ein Paket fehl, steht das im Protokoll. Der Lauf gilt dann als fehlerhaft. Die anderen Pakete laufen weiter.
Auf einer Statusseite sieht das Team die letzten Läufe: neu, aktualisiert, unverändert. Ein Lauf lässt sich von Hand starten. Es gibt einen Probelauf, der nichts schreibt.
Alle Bilder zeigen den echten Hub der konavent ag mit erfundenen Beispieldaten. Finanzzahlen sind verpixelt. Firmen, Artikel und Zahlen stammen nicht von der konavent ag.
Ergebnis
- Am 19. Januar 2026 entstand der erste Code, am Tag der Offerte. Nach 3 Tagen lief der Abgleich, live seit Januar 2026.
- Seit dem 26. Februar 2026 läuft der Abgleich stündlich.
- Ein externer Herzschlag ist vorbereitet. Er wirkt erst nach der Einrichtung auf dem Server. Dann kommt ein Alarm, wenn die Meldung nach einem Lauf ausbleibt.
Ein Teil der Geschichte lehrt etwas über Betrieb. Ein abgelaufener bexio-Zugangsschlüssel stoppte den Abgleich zweimal still. Das war unser Fehler. Seither meldet der Hub jeden Ausfall per E-Mail, und die neue bexio-Anmeldung erneuert sich selbst.
Wie wir gearbeitet haben
Am Starttag entstanden die Zugänge zu beiden Systemen, der Abgleich und eine Prüfung ohne Schreiben. Dazu kamen die Dokumentation und die Projektregeln. Danach folgten ein Werkzeug zum Suchen von Dubletten, ein Probelauf, ein Bericht über Abweichungen und die Statusseite.
Der Kernpunkt ist ein kluger Abgleich statt blindem Überschreiben. Der Dienst legt neu an, aktualisiert oder lässt unverändert. Automatische Tests prüfen Vergleich, Pakete und Zugriff.
Technik
- Node.js und TypeScript
- bexio-API (Firmenkontakte) und die öffentliche API von Foxtag (Kunden lesen, im Paket schreiben)
- Zeitplan im Hub, stündlicher Lauf
- Protokoll der Läufe in SQLite
- Alarm per E-Mail, optional externer Herzschlag
- Automatische Tests auf Vergleich, Pakete und Zugriff
Nächster Schritt
Erfassen Sie Kunden in zwei Systemen? Schicken Sie uns eine Excel-Liste oder ein Beispiel des Ablaufs. Anonymisiert reicht. Im Erstgespräch klären wir, ob sich ein Werkzeug lohnt. Danach folgt eine schriftliche Offerte mit Umfang, Festpreis und Termin.